Nous nous engageons à pròtéger votre droit à la vie privée

La collecte de renseignements personnels vous concernant est essentielle si nous voulons vous offrir des produits et services de première qualité.  Nous nous donnons de la peine pour assurer la précision, confidentialié et sécurité des renseignments personnels que nous recueillons de vous.

Nous avons établi une norme élevé quant à la collecte, utilisation, divulgation et entreposage de renseignements personnels.  Le Code de confidentialité de Old Republic, Compagnie d’assurance du Canada compléments sa Politique de confidentialité.

Si vous avez des questions sur la Politique de confidentialité ou le Code de confidentialité de Old Republic, Compagnie d’assurance du Canada, veuillez vous adresser à notre Officier de la confidentialité par téléphone au 1-800-530-5446 ou par courriel à [email protected].

Dans ce document, vous, vos et votre font référence à un client ou client potentiel de Old Republic, Compagnie d’assurance du Canada (Old Republic Canada) et nous, nos et notre font référence à Old Republic, Compagnie d’assurance du Canada

1. Prodécure quant à la collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels

Nous ne demandons que les renseignements dont nous avons besoin.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins que nous vous précisons.

Le dossier monté à votre sujet sert à founir les produits et services d’assurance les plus convenables selon notre estimation et à y faire le suivi à présent et au cours de votre vie.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Pourquoi recueillir les renseignements?

En général, les renseignements personnels nous aident à  :

• comprendre vos besoins quant à l’assurance,
• établir votre admissibilité,
• continuer à offrir la gamme complète de produits et services que nous croyons convenables pour vos besoins évoluants et d’en faire le suivi,
• satisfaire aux exigences régulatrices ou contractuelles en connexion avec les services et produits fournis

Nous expliquerons dans une langue claire et simple les fins pour lesquelles nous receuillons les renseignements pour assurer que vous comprenez.

Nous obtiendrons votre permission.

Nous recueillons, utilisons ou divulguons vos renseignements personnels seulement avec votre permission.

Votre permission peut être explicite (par un écrit) ou implicite et vous pouvez nous la donner verbalement, par voie électronique ou par l’entiremises d’un représentant autorisé.

Vous avez le droit en tout moment de terminer la permission de recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels, sujet aux restrictions légales et contractuelles, et à un préavis raisonnable.

Là où vos renseignements médicaux sont recueillis ou divulguées, nous obtiendrons votre autorisation.

Avant de divulguer des renseignements aux tierces parties, autres qu’un agent ou fournisseur de service qui en a besoin, nous vous en aviserons, en même temps ou avant que nous les divulguons, qui sont les parties ou organismes destinataires, quels sont les renseignements partagés et la raison de la divulgation.

Nous limitons la période de maintien des renseignements.

Nous retenons vos renseignements personnels pour aussi longtemps que nécessaire, y compris les mises à jour du produit ou service telles que prévues par la loi.

Lorsqu’il est temps de détruire les renseignements personnels, nous l’accomplissons à moyens d’une procédure sécuritaire qui ne permet pas l’accès aux renseignements par des parties non autorisées.

2. Nous protègeons vos renseignements personnels

Nous y sommes responsables.

Tous les renseignements personnels que nous possédons sont sous notre responsabilité; y compris les renseignements transférés d’un fournisseur ou agent tierce partie dans le but de l’obtention d’un produit ou service.

Tous les employés, agents et fournisseurs autorisés de service de Old Republic Canada sont tenus de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.

Nos dispositions quant à la protection de renseignements.

L’accès à vos renseignements personnels est limité à ceux qui en ont besoin afin d’accomplir leurs tâches, soit employés de Old Republic Canada, agents et fournisseurs de service autorisés.

Nous avons établi et sommes toujours à améliorer nos procédures de sécurité pour la sauvegarde et protection des renseignements personnels contre la perte, le vol, la divulgation non autorisée, la duplication et utilisation ou modification non autorisée.  Nous maintenons des procédures de sauvegarde et sécurité appropriées aux types de documents, soit électronique ou papier.  Nous avons établi des mesures organisatives incluant l’habilitation de sécurité et la limitation d’accès basée sur la nécessité, et des mesures technologiques telles que mots de passe et chiffrement.

Bien que nous nous efforçons à protéger tous les renseignements, les renseignements les plus sensibles tels les renseignements médicaux reçoivent le plus de protection.

3. Votre droit d’accès à vos renseignements personnels.

Vos droits.

Vous avez le droit de demander si nous detenons des renseignements personnels vous concernant et le droit de les regarder, sous réserve de la loi.  Dans le cas de renseignements médicaux obtenus d’une tierce partie, nous ne les divulguerons que par l’entremise de votre médecin.

Vous avez aussi le droit de savoir : 

• la manière dans laquelle nous avons recueilli vos renseignements personnels,
• les fins auxquelles nous l’utilisons, et
• les tiers auxquels nous pourrions les avoir divulgué.

Demander une mise à jour ou une correction.

Si vous croyez qu’il y a des erreurs ou lacunes dans les renseignements que nous avons recueilli à votre sujet, vous avez le droit de nous demander d’effectuer un changement.

Si vous identifiez l’erreur ou lacune, nous effectuerons les changements nécessaires à vos renseignements personnels.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous avons traité votre demande, vous avez recours à notre procédure pour la résolution des plaintes.

4. Présenter une plainte

Pour présenter une plainte au sujet de la confidentialité, contactez l’Officier de la confidentialité de Old Republic Canada.  Nous vous expliquerons la procédure de Old Republic Canada et votre plainte sera enquêtée.  Si la plainte est justifiée, nous prendrons les démarches appropriées afin de régler la situation, y compris modifier nos conventions et méthodes si nécessaire.  Nous vous aviserons aussi des autres procédures qui pourraient vous être disponibles.

1. Pour plus de détails

Pour plus de détails, veuillez contacter l’Officier de la confidentialité de Old Republic Canada par téléphone au 1-800-530-5446 ou par courriel à [email protected].

LE CODE DE CONFIDENTIALITÉ DE OLD REPUBLIC CANADA

Principe 1 : Responsabilité

Chaque membre, employé ou agent de Old Republic Canada est responsable des renseignements personnels sous son contrôle.  Old Republic Canada désigne un Officier de la confidentialité qui est responsable de la conformité au Code.

 Principe 2 : Identifcation des fins

Les fins auxquelles servent les renseignements personnels seront identifiées avant ou au moment de la collecte de renseignements.

Principe 3 : Consentement

L’individu doit savoir et consentir au préalable à ce que ses renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou divulgués, sauf en cas de raison légale ou sécuritaire. 

Principe 4 : Collecte limitée

La collecte de renseignements personnels sera limitée à ce qui est nécessaire afin d’accomplir les fins identifiées.   Les renseignements personnels seront recueillis par des moyens légaux et équitables.

Principe 5 : Utilisation, divulgation et sauvegarde limités

Les renseignements personnels ne seront utilisés, divulgués ou retenus pour des motifs autres que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, sauf avec la permission de l’individu ou tel que permis ou requis par la loi.

Principe 6 : Précision

Les renseignements personnels seront aussi précis, complets et actuels que nécessaire pour l’accomplissement des fins identifiées.

Principe 7 : Sauvegarde des renseignements

Les renseignements personnels seront protégés à moyen des mesures de sauvegarde appropriées à leur sensibilité.

Principe 8 : Transparence

Old Republic Canada communiquera volontiers aux clients des renseignements spécifiques concernant les conventions et méthodes qui gouvernent la gestion de leurs renseignements personnels. 

Principe 9 : Accès par l’individu

Tout individu peut demander de se faire informer sur l’existence, utilisation et divulgation de ses renseignements personnels en plus d’en avoir accès.  Tout individu aura l’opportunité de mettre en question la précision et intégralité des renseignements et de les faire amender tel qu’appropriée.

Principe 10 : Gestion des plaintes et suggestions des clients

Tout individu peut porter plainte quant à la conformité aux principes énoncés plus haut en s’adressant à :

L’Officier de la confidentialité
Old Republic, Compagnie d’assurance du Canada
C.P. 557, 100 rue King Ouest
Hamilton  ON  L8N 3K9